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关于大力推进档案信息化建设步伐的对策

  • 发布时间:2015.06.09
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关于大力推进档案信息化建设步伐的对策
双峰县档案局  王跃平 王泉初
 
伴随着电子技术、网络通信技术的迅速发展,信息化浪潮日益高涨,档案信息化建设相随而来。在发达地区已经捷足先登的情况下,作为经济欠发达地区,如何应对挑战,加快档案信息化步伐,采取合适的对策,这是我们当前应当研究解决的紧急问题。 
一、  面对信息化浪潮的抉择
  对于波涛汹涌的信息化浪潮,实现档案信息化已是时势所趋,时不我待。党的十六大报告中提出要“大力推进信息化”,将信息化列为本世纪头二十年经济建设和改革的主要任务之一。国家档案局对档案信息化工作进程进行了具体部署,已列出时间表。深圳、青岛等地已经率先建成了数字档案馆。对于档案信息化的态度不是搞与不搞的问题,而是怎么搞怎么加快进度的问题。
  对于档案部门来说,信息化是一项全新的工作,是一个系统工程,是档案工作一次质的飞跃。纸质档案的出现对人类文明的迅速发展起到强有力的助推作用,可以这样说,没有纸质档案出现与发展,也就没有今天高度发达的社会文明。而电子档案以其高密度贮存、体积轻巧、使用寿命长、传递速度快和易复制等特点,具有很强的生命力。一个虚拟的世界将极大地改变人类生活生存环境,对人类文明产生深刻的影响。如今,要从有纸的档案到无纸的档案信息化的飞跃,档案工作将面临“脱胎换骨”,“凤凰涅?”,其对传统档案工作的冲击广度、深度和力度是前所未有的。
  面对信息化,档案部门既是发展机遇又是挑战,既是希望也是考验。如果我们能够抓住机遇,乘势而上,迅速推进,就能抢占制高点,高屋建瓴,争取工作主动权,开创工作新局面。反之,如果消极被动,不思进取,势必落后于时代潮流,使工作陷于被动。
  二、推进档案信息化建设遇到的困难
  实现档案信息化,对于经济欠发达地区的档案馆,可说爱你不容易,面临的困难是前所未有的。
一是资金投入规模大,筹集资金难。诚然,巧妇难为无米之饮。加快档案信息化建设,制约的瓶颈是资金。要搞信息化,就需要购置计算机、路由器、扫描仪、缩微设备、打印、复印等设备,开通内部局域网,连接外部因特网,进行信息安全防护等等,这些都需要较大的经费投入。据已经进行档案数字化建设的深圳市与青岛市档案馆的报道,财政投入达400-500万元。这样巨额的资金投入在欠发达地区,尤其是县一级档案馆是不容易做到的。同时,由于电子产品更新换代速度快,生命周期短,不可能一次投入定终身,其后续维修、更换、升级费用有多大可想而知。
  二是建设任务繁重,工作见效难。在档案信息化进程中,一是要对现存馆藏档案资源进行数据化处理,通过扫描缩微等手段,将馆藏文书、音像、照片、书籍等转换成电子文件。二是要利用文档处理软件按照标准要求对数据库进行规范整理,便于检索利用。三是要对客户提供网上利用平台,搞好远程服务。四是要采取电磁屏蔽,内外网物理隔离、数据备份,数据加密,设置防火墙等多种防护措施,防止网络黑客攻击、自身误操作删除修改,防止信息丢失失密,确保档案信息安全。五是要根据电子信息技术的不断完善与进步,要对电子文件进行转换升级,使其处于可用状态,防止因技术升级而失去效用,造成资源损毁.六是要双管齐下,在档案信息化完成之前,实行的是纸质档案与电子文档并存,既要按老方法管理纸质档案,又要按信息化要求数据化电子文档,工作量是双倍甚至是多倍的。这样,要实现全部意义的档案信息化,建成数字档案馆,在财政投入没有一个大的突破和复制技术没有大幅度提高的情况下,也许需要数年、近十年或者更长的时间。
  三是队伍建设要求高,求人才难。档案信息化,档案人员要与计算机、网络打交道,是一种高层次的工作,对人的思想观念、专业技能、写作水平及综合素质都有较高的要求。工作人员要有相适应的熟练的计算机操作技能,有获取判断运用信息的能力,要有精通的档案业务知识。那种既会档案管理、又会计算机操作管理的复合型人才大受欢迎。但受传统用人体制的制约,使人才竞争难以顺利展开,加上档案部门待遇不高,优秀人才难以吸引进来,进来后又难以留住,冗员又难以消化,致使档案部门人员老面孔,工作老方法,进步不快,活力不强。
  四是应对环境变化,服务方式转变难。档案部门向来吃皇粮,在计划经济条件下,服务对像主要是党政机关,馆藏内容主要是红头文件,处在一种封闭的环境下运作。至今有的仍然思想观念陈旧,墨守成规,饱食终日,不思进取,无所作为,致使应变能力不强,竞争力不高。而档案信息化面对的是远程的看不见的顾客,是背靠背的服务,服务方式是公开的透明的全方位的,服务质量要经得起网上的检验。这就要求我们要坚持以经济建设为中心,为最广大的人民群众服务为出发点,更新服务理念,拓宽服务领域,提升服务质量。当然,我们应当坚信,对策总比困难多。我们看到困难是为了克服困难,对迎战困难有充分的认识和足够的准备。我们只有迎难而上,勇敢接受挑战,奋起直追,真抓实干,努力推进档案信息化进程,这是必然的选择。
  三、积极推进档案信息化的对策
  在档案信息化实施过程中,我们应当根据总的目标要求,结合自身工作实际,采取积极的应对之策。
   (一)在工作目标的制订执行上,要坚持长期目标与近期目标相结合。要按照的总体要求,遵循“科学、实用、适用”的原则确定长期工作目标和近期工作目标。长期目标要做到站在制高点上,提纲擎领,通盘考虑,保持高质量和统一性,为技术发展留下兼容和扩充的余地,防止走回头路和弯路,减少资源浪费。近期目标注重实用和可行。基础业务建设要按标准化要求进行档案整理和电子计算机著录与标引工作。具体工作要做细,要精益求精,不马虎从事。要通过落实近期目标,摸索经验,修订和完善长期目标,改进工作,循序渐进。
    对于馆藏档案和新制档案的数据处理,要区别轻重缓急予以对待。对于新旧档案的数据处理,可按照先新后老的原则,对新归档新入馆的档案采用新的办法进行数据处理,老档案放到第二步。对于馆藏档案,可按照先重点后一般的原则,在对现有馆藏进行分析的基础上,对重要价值的档案先进行数字化处理。契此时机对藏库档案进行清理,对于已经失去档案价值的档案资料予以按程序批准销毁,以减少不必要的重复劳动。
    (二)在方案的实施过程中,要坚持统筹规划与分步实施相结合。档案信息化建设的设施投入要根据财力支持情况来安排决定。财力许可则一次性投入到位。在财力支持有限的情况下,要依据当地经济发展水平和与档案部门可争取的财力,制定一个长短结合的硬件设施建设方案,先添置部分先行设备,并采用逐年分步添加的方法, 不求一步到位。在计算机等硬件的配置上,应根据业务需要和人员计算机操作水平,按高中低不同档次配置。硬件设施配置中坚持高配置服务器,低配置终端的策略,硬件替换中将高配置的新机作服务器,低配置的旧机作终端。电子产品更新换代快,应当坚持以适用为原则,注重性价比,不求高端配置,以节约资金,以最少的投入获取最大的使用效益。
    (三)在人力资源的开发上,坚持注重引进与加强培训相结合。要注重引进既具有计算机操作又会档案管理的复合型人才,改善人才结构。同时注意选送骨干到高等院校、专业培训班培训,鼓励岗位练兵和自学成材,边用边学,以用促学,提高业务素质和综合素质。
    (四)在资金的筹措上,坚持争取财政支持与积极自筹相结合。实现档案信息化,最基本的投入渠道只能是财政,档案馆不创造物质财富,也无创收渠道,经费只能由财政供给。档案部门要理直气壮地争取领导重视和支持,将其列入政府信息化工程,解决预算经费,一次难以到位的可确定基数,分年兑现。同时,注意发挥自身的主观能动性,广开筹资渠道,争取多方面支持,多渠道解决。
    (五)在工作成果上,坚持长期效益与当前效益相结合。同样,档案信息化也要讲求效益,在建设过程中要做到边投入,边建设,边见效,从部分信息化到全部信息化。设备的购置,先考虑办公和档案馆目录数据库输入的需要。在档案数据处理上先搞重要的利用率高的档案,再搞一般的档案。在网站建设上先作为档案工作的宣传窗口和现行文件开放服务的窗口,再根据信息化进程扩展到网上档案查询利用服务。
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